این صفحه برای چیست؟
این بخش برای صدور مستقیم فاکتور فروش برای یک مشتری و همچنین مشاهده و جستجوی فاکتورهای فروش شعبه جاری استفاده میشود. فاکتور ثبتشده یک سند عملیاتی حسابداری است و ثبت موفق آن باید اثر حسابداری متناظر داشته باشد.
مسیر دسترسی
از تب «حسابداری» در نرمافزار طراحی، برای ثبت جدید «صدور فاکتور فروش» و برای جستجو یا مشاهده فاکتورهای قبلی «لیست فاکتورهای فروش» را انتخاب کنید.
چه کسانی از این صفحه استفاده میکنند؟
کاربری که در شعبه جاری مجوز مشاهده، صدور یا ویرایش فاکتور فروش را دارد. مجوز ویرایش از مجوز ایجاد مستقل است.
پیشنیازها
- ورود کاربر معتبر و شعبه جاری مشخص باشد.
- سال مالی باز و معتبر انتخاب شود.
- مشتری معتبر انتخاب شود.
- حداقل یک محصول قابل فروش و واحد معتبر آن در فاکتور وجود داشته باشد.
- تعداد هر ردیف بیشتر از صفر و مبلغها معتبر باشند.
اجزای صفحه
فرم صدور شامل سال مالی، تاریخ، مشتری، توضیحات، ردیفهای محصول و جمع مبالغ است. برای هر ردیف محصول، واحد، تعداد، قیمت واحد، تخفیف، مالیات و توضیح قابل ثبت است. فرم لیست نیز فیلترهای تاریخ، مشتری، محصول، شماره یا عبارت، مبلغ و وضعیت را در اختیار میگذارد.
راهنمای فیلدها
مشتری
طرف حساب فاکتور است و برای فاکتور دستی الزامی است. مشتری انتخابشده به بدهی ثبتشده توسط فاکتور متصل میشود.
سال مالی
سال مالی فاکتور را مشخص میکند. پس از ثبت فاکتور، تغییر سال مالی از فرم ویرایش مجاز نیست.
تاریخ فاکتور
تاریخ عملیاتی فاکتور است و بهصورت شمسی وارد میشود. پس از ثبت، تاریخ فاکتور از این مسیر تغییر نمیکند.
ردیفهای فاکتور
هر ردیف باید محصول قابل فروش، واحد معتبر، تعداد و قیمت داشته باشد. تخفیف یک ردیف نمیتواند از مبلغ قبل از تخفیف همان ردیف بیشتر باشد. مالیات و توضیح حسب فاکتور قابل ثبت است.
لیست فاکتورها
لیست فقط اطلاعات انسانی مانند شماره عمومی فاکتور، تاریخ، مشتری، وضعیت و مبالغ را نمایش میدهد. شناسههای داخلی سامانه در جدول عادی نمایش داده نمیشوند.
دکمهها و عملیات
ذخیره و چاپ
فاکتور را ثبت یا در صورت مجاز بودن ویرایش میکند و سپس پیشنمایش چاپ را باز میکند. شماره عمومی فاکتور توسط سامانه تولید میشود.
ذخیره و خروج
همان اعتبارسنجی و ثبت را انجام میدهد و پس از موفقیت فرم را میبندد.
اعمال فیلتر
فیلترها را روی پرسوجوی سمت سرور اعمال میکند. صفحهبندی فاکتورها ۲۰ ردیفی است و فیلترها روی کل داده اجرا میشوند، نه فقط رکوردهای نمایشدادهشده در صفحه فعلی.
صدور فاکتور جدید
از لیست فاکتورها فرم ثبت فاکتور جدید را باز میکند؛ نمایش این دکمه به مجوز کاربر وابسته است.
ستونها، فیلترها و جستجو
فیلترهای اصلی شامل سال مالی، تاریخ از/تا، مشتری، محصول، وضعیت، شماره یا عبارت جستجو و حداقل/حداکثر مبلغ است. دوبارکلیک روی یک رکورد، جزئیات همان فاکتور را باز میکند.
کارهای رایج
برای صدور فاکتور ابتدا مشتری و سال مالی را انتخاب کنید، ردیفهای محصول را با واحد، تعداد و قیمت وارد کنید، جمعها را کنترل کنید و سپس «ذخیره و چاپ» یا «ذخیره و خروج» را بزنید. برای یافتن فاکتور قبلی، از «لیست فاکتورهای فروش» و فیلترهای سمت سرور استفاده کنید.
قوانین مهم
- فاکتور دستی از سفارش طراحی یا دیتیاف جعل نمیشود و منبع حسابداری مستقل دارد.
- ایجاد تکراری با همان درخواست نباید فاکتور دوم بسازد.
- ویرایش فقط برای فاکتور دستی قطعی و فعال، قبل از دریافت/تخصیص وجه و قبل از برگشت مجاز است.
- فاکتورهای ایجادشده از فرآیندهای طراحی یا دیتیاف از این فرم فقط قابل مشاهده/چاپ هستند و از مسیر دستی ویرایش نمیشوند.
- اگر فاکتور قبلاً سند حسابداری داشته باشد، ویرایش مجاز باید همان اثر مالی را بهصورت کنترلشده بازسازی کند؛ سند موازی نباید ایجاد شود.
- شعبه از نشست و خود منبع تعیین میشود و مقدار ارسالی کاربر مرجع تصمیمگیری نیست.
پیامها و خطاهای رایج
اگر پیام مجوز مشاهده یا صدور نمایش داده شد، دسترسی کاربر در شعبه جاری کافی نیست. اگر محصول یا واحد معتبر نیست، کاتالوگ محصول را اصلاح کنید. اگر پیام عدم امکان ویرایش دیده شد، معمولاً فاکتور از نوع دستی نیست، برگشت شده یا دارای دریافت/تخصیص وجه است.
اشتباهات رایج
انتخاب واحد نامعتبر محصول، واردکردن تخفیف بیشتر از مبلغ ردیف، تصور اینکه هر فاکتور قطعی قابل ویرایش است، یا استفاده از فیلترهای محلی بهجای فیلتر سرور از خطاهای رایج هستند.
نتیجه عملیات و اثر روی بخشهای دیگر
ثبت موفق فاکتور، فاکتور رسمی فروش و ثبت بدهی حسابداری متناظر را ایجاد میکند. ویرایش مجاز همان منبع مالی را اصلاح میکند. برای کنترل مانده مشتری میتوانید از «مانده حساب اشخاص» یا صورتحساب مخاطب استفاده کنید.
مثال عملی
برای فروش دو محصول به یک مشتری، مشتری و سال مالی را انتخاب کنید، دو ردیف با واحد، تعداد و قیمت مربوط ثبت کنید، تخفیف یا مالیات را در همان ردیف وارد و پس از کنترل مبلغ نهایی، «ذخیره و چاپ» را انتخاب کنید.
سؤالات متداول
چرا فاکتور در حالت فقطخواندنی باز شد؟
فاکتور ممکن است از فرآیند عملیاتی دیگری ایجاد شده باشد یا قبلاً دریافت وجه/برگشت داشته باشد. در این وضعیت ویرایش مستقیم مالی مجاز نیست.
شماره فاکتور را خودم وارد میکنم؟
خیر. در این فرم شماره عمومی توسط سامانه ایجاد میشود و همان شماره در لیست و چاپ نمایش داده میشود.
فیلتر محصول روی همین صفحه فعلی اجرا میشود؟
خیر. فیلتر محصول و مبلغ در پرسوجوی سمت سرور اجرا میشود و سپس صفحه ۲۰تایی نتیجه نمایش داده میشود.
اگر مشکل حل نشد
شماره عمومی فاکتور، نام مشتری، شعبه، زمان تقریبی عملیات و متن خطای قابل مشاهده را برای پشتیبانی آماده کنید. شناسه داخلی، مسیر فایل، هش یا اطلاعات محرمانه ارسال نکنید.
راهنماهای مرتبط
راهنمای مانده حساب اشخاص و دریافت/پرداخت وجه برای بررسی اثر مالی فاکتور مفید هستند.